Organizujemy zebranie firmowe

1 min czytania

Cotygodniowe zebrania, burze mózgów, kolegia redakcyjne – w każdej firmie, niezależnie od stopnia wykorzystywania przez nią technologii, praca w znacznej części opiera się na zebraniach tu i teraz: fizycznej obecności w jednym miejscu i czasie.

Czasami jednak zamiast konkretnych ustaleń, tego typu spotkania zamieniają się w ciągnące się posiedzenia, które nie przynoszą konkretnego rozwiązania problemu, a tylko zostawiają w niektórych uczestnikach uczucie marnowania czasu.

Jak zorganizować więc firmowe zebranie, by było ono skuteczne?

1. Miejsce i czas
O planowanym zebraniu powinniśmy poinformować przynajmniej dzień wcześniej – by móc dostosować do tego swój harmonogram prac – spotkań z klientami, kontrahentami itd.
Lepszą praktyką jest zapisywanie wszystkich tego typu aktywności w ogólnofirmowym kalendarzu, co znacznie ułatwi planowanie terminu spotkania.
Choć wiele firmowych zebrań ma miejsce w poniedziałkowe poranki, nie jest to wcale optymalny czas. Pierwsze kilka godzin po powrocie do pracy po weekendzie przeznaczamy bowiem na nadrobienie dwudniowej zaległości – w poczcie służbowej, wydarzeniach z branży itd. Potrzebny jest także czas na zorientowanie się w sytuacji, by na zebraniu przedstawiać najbardziej aktualny stan, a nie dane sprzed weekendu.

2. Uczestnicy
Istnieje kilka szkół doboru uczestników takich zebrań. Wspomnijmy o dwóch z nich: maksymalistycznej i funkcjonalnej.
Ta pierwsza polega na zebraniu całej firmy (odpowiedniego działu, departamentu) i omówieniu wszystkich projektów. Ma to swoje plusy: sprawia, że wszyscy wiedzą, nad czym pracują ich koledzy z firmy, mogą także wnieść świeży punkt widzenia na projekty, z
którymi na co dzień nie mają do czynienia. Z drugiej jednak strony – najpoważniejszy minus tej szkoły to tendencja do przeciągania się zebrań. Dodatkowo, trudno także skupić uwagę, gdy omawiane są projekty nam nieznane, nie wnoszące nic do naszej codziennej pracy.

3. Agenda, agenda, agenda
Podstawową zasadą organizowania zebrań firmowych jest ustalenie ich agendy. Może być ona przesłana wcześniej e-mailem przez organizatora spotkania (szefa), może być również odczytana na samym początku zebrania. Dobrze, by prowadzący zebranie miał do pomocy moderatora, który strzegłby zgodności przebiegu dyskusji z wcześniej zaprezentowaną agendą. Skróci to znacznie czas zebrania i sprawi, że będzie ono bardziej produktywne.

4. Podsumowanie
Po zebraniu firmowym sekretarz-moderator powinien przygotować krótkie podsumowanie omówionych kwestii, z hasłowym przedstawieniem argumentów przywołanych w dyskusji.
Rozesłanie mailem takiego podsumowania sprawi, że każdy uczestnik spotkania będzie miał poczucie produktywnie spędzonego czasu, a przede wszystkim – często już po opadnięciu emocji – pozwoli na rzeczowe spojrzenie na konkretne rezultaty zebrania.